12 bước cần thiết để triển khai và Đánh giá ISO 9001:2015 hiệu quả

Triển khai Hệ thống quản lý chất lượng (QMS) theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 và đạt chứng nhận không chỉ là yêu cầu để nâng cao uy tín doanh nghiệp mà còn giúp tối ưu hóa quy trình vận hành. Tuy nhiên, việc bắt đầu từ đâu và làm thế nào để đảm bảo thành công lại là câu hỏi thường gặp. Bài viết sau đây sẽ hướng dẫn bạn qua 12 bước quan trọng để triển khai và đạt chứng nhận ISO 9001:2015 hiệu quả.

1. Đảm bảo sự hỗ trợ từ ban lãnh đạo

Sự cam kết và hỗ trợ từ Ban lãnh đạo là yếu tố quyết định thành bại của quá trình triển khai. Hãy xây dựng kế hoạch cụ thể để thuyết phục họ hiểu lợi ích từ ISO 9001:2015 và đảm bảo sự tham gia chủ động trong mọi giai đoạn.

2. Xác định các yêu cầu

Đây là bước nền tảng để đảm bảo sự tuân thủ. Doanh nghiệp cần xác định các yêu cầu từ khách hàng, các quy định pháp luật liên quan và văn hóa tổ chức nhằm tích hợp chúng vào QMS.

3. Xác định phạm vi của QMS

Xác định phạm vi giúp khoanh vùng rõ ràng các hoạt động cần thực hiện. Phạm vi này sẽ được thể hiện trong Sổ tay chất lượng. Phiên bản ISO 9001:2015 không yêu cầu một Sổ tay chất lượng tuy nhiên đây là một tài liệu quan trọng và nên được duy trì.

4. Đào tạo và nâng cao nhận thức

Nhân viên là yếu tố cốt lõi trong QMS. Hãy tổ chức các chương trình đào tạo về tiêu chuẩn ISO 9001:2015 để mọi người hiểu rõ các yêu cầu của tiêu chuẩn, những lợi ích ISO đem lại và quan trọng là để người lao động nhận thức rõ vai trò của họ trong Hệ thống quản lý chất lượng. Việc đào tạo này nên tổ chức trước khi bắt đầu xây dựng tài liệu QMS ngoài ra cũng nên duy trì các hoạt động đào tạo định kỳ và đào tạo cho những người mới trong công ty.

Xem thêm Các khóa đào tạo ISO 9001:2015.

5. Xây dựng quy trình và thủ tục

Quy trình và thủ tục (hướng dẫn, quy định…) cần được thiết lập để đáp ứng các yêu cầu tiêu chuẩn và đảm bảo Hệ thống quản lý chất lượng được thực hiện một cách thống nhất. Ngoài các quy trình bắt buộc, doanh nghiệp cần xây dựng các quy trình bổ sung phù hợp với đặc thù hoạt động.
Khi xây dựng quy trình cần xem xét đến các yêu cầu đã được xác định mục 2, bối cảnh tổ chức và các hành động giải quyết rủi ro.

Xem thêm

• Danh sách các tài liệu cần thiết theo yêu cầu của ISO 9001:2015
• Hướng dẫn xây dựng quy trình

6. Triển khai các quy trình và thủ tục

Các quy trình, tài liệu sau khi được xây dựng phải được ký duyệt bởi người có thầm quyền và phân phối đến các bộ phận liên quan. Đảm bảo tài liệu sẵn có tại khu vực sử dụng và có thể truy cập một cách thuận tiện khi cần.
Công ty cũng cần bố trí việc hướng dẫn, đào tạo sử dụng quy trình, thủ tục để đảm bảo mọi người hiểu đúng và thực hiện Hệ thống một cách nhất quán.
Các hồ sơ nhằm chứng minh việc thực hiện các quy trình phải được ghi chép đầy đủ và công ty phải thiết lập một hệ thống để giám sát và lữu trữ các hồ sơ này.

7. Vận hành QMS và đo lường hiệu quả

QMS cần được áp dụng vào thực tế và vận hành trong một khoảng thời gian đủ dài để thu thập hồ sơ và dữ liệu, chứng minh hệ thống đang hoạt động hiệu quả và cải tiến liên tục.
Các chỉ số đo lường các quá trình và mục tiêu cụ thể phải được thiết lập nhằm đánh giá hiệu quả  quá trình QMS. Một số chỉ số quan trọng mà bạn có thể tham khảo như: Tỷ lệ hàng lỗi (% NG), Tỷ lệ giao hàng đúng hẹn, Hiệu suất máy tổng thể (OEE), Số lượng khiếu nại từ khách hàng, Chi phí chất lượng kém….

8. Thực hiện đánh giá nội bộ.

Trước khi đánh giá chính thức, hãy tiến hành đánh giá nội bộ để rà soát các điểm không phù hợp. Đây là cơ hội để khắc phục các vấn đề trước khi tổ chức chứng nhận đánh giá.
Các chuyên gia dánh giá nội bộ cần phải lựa chọn những người có kinh nghiệm và được đào tạo về Kỹ năng Đánh giá nội bộ Hệ thống quản lý Chất lượng.
Đối với các điểm không phù hợp được phát hiện, Công ty phải tiến hành  xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề và thực hiện hành động khắc phục triệt để nhằm ngăn ngừa tái diễn.
Các hồ sơ Đánh giá nội bộ phải được lưu giữ và là một trong những hồ sơ quan trọng trong Đánh giá Chứng nhận ISO 9001 sau này.

Xem thêm Khóa đào tạo Chuyên gia đánh giá nội bộ ISO 9001:2015

9. Thực hiện xem xét lãnh đạo

Ban lãnh đạo cần định kỳ xem xét và đánh giá hiệu quả của QMS thông qua các dữ liệu cụ thể, đảm bảo hệ thống được cung cấp đủ nguồn lực và không ngừng cải tiến.
Các dữ liệu cần phải xem xét tối thiểu phải đầy đủ như yêu cầu 9.3 của tiêu chuẩn. Các hồ sơ xem xét lãnh đạo phải được lưu giữ.

10. Chọn tổ chức chứng nhận

Chọn đúng tổ chức chứng nhận giúp quá trình đánh giá trở nên hiệu quả hơn. Hãy phỏng vấn nhiều tổ chức và chọn đơn vị có kinh nghiệm, uy tín phù hợp với lĩnh vực kinh doanh của bạn.
Bạn có thể tham khảo các tổ chức chứng nhận có uy tín tại Việt Nam như: Quacert, SGS, BVC, TUV-NORD, NQA….
Hãy xúc tiến việc lựa chọn và ký hợp đồng với tổ chức chứng nhận Trước khi đánh giá khoảng từ 1 đến 3 tháng.

11. Đánh giá chứng nhận giai đoạn 1

Việc đánh giá chứng nhận ISO 9001:2015 bao gồm 2 gian đoạn. Ở giai đoạn 1, Tổ chức chứng nhận sẽ kiểm tra tài liệu QMS của bạn để đảm bảo sự đầy đủ và tuân thủ tiêu chuẩn. Các vấn đề nếu có sẽ được ghi nhận để bạn điều chỉnh trước giai đoạn 2.

12. Đánh giá chứng nhận giai đoạn 2

Đây là đánh giá chính thức. Các đánh giá viên sẽ đánh giá thực tế QMS thông qua hồ sơ, quy trình và các bằng chứng khác. Nếu đáp ứng yêu cầu, doanh nghiệp sẽ được đề xuất chứng nhận.
Trong trường hợp phát hiện điểm không phù hợp nặng (Major) thì một cuộc đánh giá bổ sung sẽ được đề xuất trước khi quyết định bạn có đủ điều kiện đạt giấy chứng nhận ISO hay không.
Đối với trường hợp có điểm không phù hợp nhẹ (Minor) thì bạn cần phải triển khai hành động khắc phục thích hợp. Giấy chứng nhận sẽ được trao sau khi bạn gửi các hồ sơ chứng minh hành động khắc phục phù hợp.
Kết Luận

Triển khai ISO 9001:2015 đòi hỏi sự đầu tư kỹ lưỡng về thời gian và nguồn lực. Lập kế hoạch chi tiết và thực hiện từng bước một sẽ giúp doanh nghiệp không chỉ đạt chứng nhận mà còn xây dựng một hệ thống quản lý chất lượng vững mạnh, thúc đẩy cải tiến liên tục.
Hãy để chúng tôi đồng hành cùng bạn trên hành trình này!

Liên hệ ngay để nhận tư vấn triển khai ISO 9001:2015 từ đội ngũ chuyên gia hàng đầu.