Hướng dẫn Đệ trình hồ sơ trước đánh giá theo IATF 16949 - Rules 6th Edition

 
Từ tháng 01 năm 2025, Quy định đánh giá và duy trì chứng nhận IATF 16949 – Phiên bản thứ 6 (Rules 6th Edition) đã chính thức có hiệu lực. Nhằm hỗ trợ doanh nghiệp tuân thủ đúng quy trình chứng nhận theo quy định mới, TQSC Việt Nam cung cấp thông tin chi tiết về yêu cầu đệ trình hồ sơ trước khi tiến hành đánh giá.

Căn cứ theo điều khoản 5.7.1 của Rules 6th Edition, doanh nghiệp cần cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết cho tổ chức chứng nhận để phục vụ công tác lập kế hoạch đánh giá. Thời hạn gửi thông tin tối thiểu là ba mươi (30) ngày trước ngày bắt đầu đánh giá. Các thông tin bắt buộc bao gồm:

1. Danh mục hồ sơ cần đệ trình bao gồm:

a)  Tài liệu hệ thống quản lý chất lượng (QMS)
Phải đáp ứng tối thiểu các yêu cầu tại điều khoản 7.5.1.1 của tiêu chuẩn IATF 16949, bao gồm:

• Các quá trình và Sơ đồ tương tác giữa các Quá trình của tổ chức, bao gồm hình thức và mức độ kiểm soát đối với các quá trình sử dụng nguồn lực bên ngoài.
• Sổ tay chất lượng bao gồm mô tả phạm vi áp dụng và lý do cho bất kỳ ngoại lệ nào.
• Ma trận đối chiếu giữa các yêu cầu của IATF 16949 và các Quá trình của tổ chức.
• Danh mục các tài liệu thuộc hệ thống QMS của tổ chức.
• Thông tin về các chức năng hỗ trợ địa điểm sản xuất / địa điểm hỗ trợ từ xa khác.

b)  Thông tin về thay đổi tổ chức
Những thay đổi đáng kể về cơ cấu tổ chức hoặc bối cảnh hoạt động kể từ lần đánh giá trước, bao gồm thay đổi các địa điểm hỗ trợ và chức năng liên quan.

• Có thay đổi gì về tên công ty, địa chỉ, phạm vi chứng nhận?
• Có thêm khách hàng hoặc sản phẩm mới kể từ lần đánh giá trước?
• Có bao nhiêu ca làm việc hiện tại? Thời gian cụ thể từng ca?
• Cơ cấu tổ chức, số lượng nhân sự có thay đổi so với lần đánh giá trước không?

c)  Thông tin về di dời hoạt động
Báo cáo về việc di dời các hoạt động sản xuất hoặc các hoạt động hỗ trợ kể từ lần đánh giá gần nhất.

d) Số lượng nhân sự
Tổng số nhân viên tại các địa điểm sản xuất chính, địa điểm sản xuất mở rộng và địa điểm hỗ trợ từ xa độc lập.

Hồ sơ kèm theo: Sơ đồ tổ chức, bảng tổng hợp nhân sự (bao gồm người Việt Nam và người nước ngoài, nhân viên chính thức, bán thời gian và nhân viên thử việc), dữ liệu 6 tháng gần nhất và kết quả đóng BHXH (nếu cần).

e)  Ngôn ngữ sử dụng tại hiện trường
Nếu có ngôn ngữ sử dụng tại hiện trường khác với ngôn ngữ đánh giá, cần nêu rõ tỷ lệ người lao động sử dụng và quá trình họ tham gia.

f)  Dịch vụ tư vấn
Liệt kê tất cả dịch vụ tư vấn/đào tạo/hỗ trợ hệ thống QMS được triển khai kể từ lần đánh giá trước (bao gồm tên đơn vị, dịch vụ cụ thể).

g)  Hiệu suất và xu hướng hệ thống quản lý chất lượng

• Dữ liệu KPIs tối thiểu 12 tháng liên tục.
• Mức độ đạt mục tiêu, xu hướng hoạt động và hành động khắc phục đối với chỉ tiêu chưa đạt.

h)  Hiệu suất bên ngoài – Khách hàng và nhà cung cấp

• Danh sách khách hàng (tên, địa chỉ, sản phẩm và dịch vụ cung cấp)
• Báo cáo đánh giá sự hài lòng của khách hàng,
• Thẻ điểm khách hàng,
• Bảng theo dõi khiếu nại khách hàng.
• Danh sách Nhà cung cấp (Tên, địa chỉ, sản phẩm/dịch vụ cung cấp).
• Kết quả đánh giá nhà cung cấp.

i)  Các tình huống không hài lòng khác từ khách hàng
Bao gồm: trạng thái đặc biệt, khiếu nại trên hệ thống IATF CMS hoặc các khiếu nại chính thức khác kể từ lần đánh giá trước.

j)  Đánh giá tại địa điểm hỗ trợ từ xa
Báo cáo đánh giá mới nhất tại các địa điểm hỗ trợ từ xa và hồ sơ xử lý không phù hợp nếu được đánh giá bởi tổ chức chứng nhận khác.

k) Thông tin về khách hàng mới hoặc đã mất
Thông tin liên quan đến bất kỳ khách hàng nào đã có được, bao gồm các yêu cầu riêng của từng khách hàng, và/hoặc các khách hàng đã mất kể từ cuộc đánh giá trước đó.

l)  Thông tin sửa đổi các yêu cầu riêng của khách hàng(CSRs)
Cập nhật hoặc sửa đổi các yêu cầu riêng của khách hàng (CSRs),  đối với khách hàng hiện tại kể từ lần đánh giá trước, bao gồm cả phiên bản và ngày ban hành.

m)  Đánh giá nội bộ và xem xét của lãnh đạo

• Chương trình và kế hoạch đánh giá nội bộ (được phê duyệt).
• Danh sách và năng lực đánh giá viên nội bộ.
• Báo cáo đánh giá nội bộ (hệ thống, quy trình, sản phẩm).
• Bằng chứng hoàn thành các hành động khắc phục điểm không phù hợp.
• Biên bản cuộc họp xem xét của lãnh đạo.

2. Lưu ý quan trọng!

Nếu khách hàng không cung cấp đầy đủ hồ sơ trước tối thiểu 30 ngày so với ngày bắt đầu đánh giá, tổ chức chứng nhận có thể tạm hoãn việc đánh giá. Việc trì hoãn đánh giá có thể dẫn đến mất hiệu lực chứng nhận.

Trong trường hợp ngoại lệ (liên quan đến bảo mật), nếu hồ sơ xem xét lãnh đạo không được gửi trước hạn 30 ngày, tổ chức chứng nhận sẽ:

• Bổ sung ít nhất 2 giờ vào kế hoạch đánh giá để xem xét hồ sơ tại hiện trường trước khi bắt đầu cuộc họp khai mạc.
• Thời gian này sẽ được ghi nhận trong cơ sở dữ liệu IATF như là một phần của hoạt động chuẩn bị và lập kế hoạch đánh giá.

Việc tuân thủ đúng thời hạn và nội dung đệ trình là điều kiện tiên quyết để đảm bảo quá trình đánh giá được thực hiện đúng kế hoạch, đồng thời giúp doanh nghiệp duy trì hiệu lực chứng nhận IATF 16949 theo yêu cầu của ngành công nghiệp ô tô toàn cầu.

Ngoài ra, những Thủ tục đề cập ở dưới bắt buộc cần chuẩn bị sẵn tại thời điểm đánh giá

Nếu doanh nghiệp của bạn cần hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ theo đúng yêu cầu IATF 16949 – Rules 6th Edition, TQSC Việt Nam luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn trong mọi giai đoạn từ lập kế hoạch, tư vấn đến đánh giá chứng nhận.

Liên hệ chúng tôi để được tư vấn chi tiết!