0936 336 896
tqscvn@gmail.com
VOF (Voice of Floor) Phương pháp tiếp cận nhằm lắng nghe và thu thập phản hồi trực tiếp từ nhân viên làm việc tại hiện trường.
VOF (Voice of Floor) là một phương pháp tiếp cận nhằm lắng nghe và thu thập phản hồi trực tiếp từ nhân viên làm việc tại hiện trường (floor-level employees). Đây là một phần quan trọng trong quá trình đánh giá để đảm bảo rằng ý kiến, quan sát và kinh nghiệm thực tế của những người thực hiện công việc được tích hợp vào hệ thống quản lý chất lượng. Nó thường được bổ sung trong hoạt động đánh giá CQI-08 Layered Process Audits (LPA)
Vai trò của VOF trong CQI-08:
Cải thiện hiệu quả đánh giá LPA: Phản hồi từ nhân viên làm rõ các lỗ hổng trong quy trình hoặc hướng dẫn công việc (SOP), đảm bảo rằng các quy trình thực tế phù hợp với tiêu chuẩn.
Phát hiện vấn đề thực tế: Nhân viên tại hiện trường thường nắm rõ những thách thức và vấn đề tiềm ẩn mà các cấp quản lý hoặc giám sát viên có thể không nhận thấy.
VOF giúp phát hiện các vấn đề tiềm ẩn trước khi chúng trở thành lỗi nghiêm trọng.
Tăng tính tương tác và trách nhiệm: Việc tham gia của nhân viên tạo cảm giác rằng ý kiến của họ được coi trọng, từ đó khuyến khích họ tuân thủ quy trình và đóng góp vào cải tiến liên tục.
Tăng cường cải tiến liên tục (Continuous Improvement): Dựa trên phản hồi thực tế từ hiện trường, các quy trình và tiêu chuẩn có thể được cải tiến để phù hợp hơn với nhu cầu thực tiễn.
Cách thực hiện VOF trong CQI-08:
Trao đổi trực tiếp: Trong khi thực hiện LPA, người đánh giá (auditor) đặt câu hỏi trực tiếp cho nhân viên để thu thập thông tin về cách họ thực hiện công việc, các khó khăn gặp phải, và ý kiến về quy trình hiện tại.
Quan sát thực tế: Đánh giá cách nhân viên thực hiện công việc và ghi nhận bất kỳ sự khác biệt nào so với tiêu chuẩn được quy định.
Ghi nhận phản hồi: Các ý kiến, quan sát từ nhân viên cần được ghi nhận và tích hợp vào báo cáo đánh giá.
Phản hồi hai chiều: Ngoài việc lắng nghe, người đánh giá cần giải thích các mục tiêu của LPA để giúp nhân viên hiểu rõ tầm quan trọng của chất lượng và tuân thủ quy trình.
Một số ví dụ trong thực tế:
Kiểm tra quy trình sản xuất: Nếu nhân viên báo cáo rằng một công cụ thường xuyên bị lỗi, điều này có thể dẫn đến việc kiểm tra lại kế hoạch bảo trì hoặc xem xét thay thế công cụ.
Đảm bảo an toàn: Nếu nhân viên chia sẻ rằng họ gặp khó khăn khi sử dụng thiết bị bảo hộ, thông tin này sẽ giúp cải thiện quy trình hoặc thay đổi thiết bị phù hợp hơn.
VOF không chỉ đơn thuần là việc lấy ý kiến, mà còn là một phần quan trọng trong việc xây dựng văn hóa cải tiến liên tục và gắn kết đội ngũ lao động với mục tiêu chất lượng chung của tổ chức.
Các câu hỏi cơ bản khi trao đổi VOF
Khi thực hiện VOF (Voice of Floor) trong bối cảnh đánh giá CQI-08 Layered Process Audits (LPA), các câu hỏi cần tập trung vào việc khai thác thông tin thực tế từ nhân viên để xác định sự phù hợp, tính hiệu quả của quy trình và các vấn đề tiềm ẩn. Dưới đây là danh sách các câu hỏi và cách trao đổi phù hợp:
1. Câu hỏi về quy trình làm việc:
"Bạn có thể giải thích cách bạn thực hiện bước này trong quy trình không?"
Để đảm bảo nhân viên hiểu và tuân thủ đúng quy trình đã được đào tạo.
"Có điều gì trong hướng dẫn công việc (SOP) mà bạn thấy chưa rõ ràng không?"
Tìm hiểu mức độ rõ ràng và khả dụng của tài liệu hướng dẫn.
"Bạn có gặp khó khăn nào khi thực hiện công việc không? Nếu có, đó là gì?"
Nhận biết các trở ngại thực tế tại hiện trường.
2. Câu hỏi về sự phù hợp với tiêu chuẩn:
"Bạn có thường xuyên kiểm tra chất lượng sản phẩm theo tiêu chí này không?"
Kiểm tra mức độ thực hiện các tiêu chí chất lượng.
"Bạn nghĩ phần nào của quy trình này dễ xảy ra sai sót nhất? Tại sao?"
Xác định các điểm rủi ro tiềm ẩn trong quy trình.
3. Câu hỏi về công cụ và thiết bị
"Các công cụ hoặc thiết bị bạn đang sử dụng có hoạt động ổn định không?"
Đảm bảo rằng nhân viên có đầy đủ nguồn lực cần thiết để thực hiện công việc.
"Bạn có bao giờ phải tự điều chỉnh máy móc hoặc công cụ để hoàn thành công việc không?"
Tìm hiểu khả năng thiết bị không phù hợp hoặc quy trình cần cải thiện.
4. Câu hỏi về đào tạo và nhận thức
"Bạn có được đào tạo đầy đủ để thực hiện công việc này không?"
Kiểm tra xem nhân viên đã nhận được đào tạo phù hợp hay chưa.
"Bạn hiểu tại sao bước này trong quy trình lại quan trọng không?"
Đánh giá mức độ nhận thức của nhân viên về vai trò của họ đối với chất lượng tổng thể.
5. Câu hỏi về cải tiến và phản hồi
"Nếu bạn có thể thay đổi một điều trong quy trình này, bạn sẽ thay đổi điều gì?"
Thu thập ý kiến cải tiến từ nhân viên tại hiện trường.
"Bạn có ý kiến nào để cải thiện công việc của mình hoặc giảm lỗi không?"
Khuyến khích nhân viên chia sẻ ý tưởng cải tiến.
6. Câu hỏi về môi trường làm việc
"Bạn có gặp vấn đề nào về không gian làm việc hoặc môi trường xung quanh không?"
Đánh giá các yếu tố liên quan đến an toàn, tiện nghi, và hiệu suất.
"Bạn cảm thấy có đủ thời gian để hoàn thành công việc đúng cách không?"
Tìm hiểu áp lực công việc và khả năng tuân thủ tiêu chuẩn.
Cách trao đổi hiệu quả khi thực hiện VOF
Khuyến khích phản hồi tự do: Nhân viên thường ngại chia sẻ các vấn đề. Hãy khuyến khích họ bằng cách đưa ra các ví dụ hoặc kể về các cải tiến từ những phản hồi trước đây.
Lắng nghe tích cực: Đảm bảo nhân viên thấy rằng ý kiến của họ được lắng nghe một cách nghiêm túc.
Tạo không khí cởi mở: Hãy nói rõ rằng mục đích của việc trao đổi là để hỗ trợ và cải tiến, không phải để đánh giá hiệu suất cá nhân.
Không áp đặt: Không đưa ra phán xét hay kết luận ngay lập tức. Thay vào đó, hãy ghi nhận và hỏi thêm để làm rõ.
Ghi nhận và phản hồi: Sau buổi trao đổi, hãy thông báo lại những hành động mà tổ chức đã thực hiện dựa trên phản hồi của nhân viên, để họ cảm thấy đóng góp của mình có giá trị.
Việc sử dụng các câu hỏi này một cách linh hoạt và tự nhiên trong quá trình đánh giá sẽ giúp khai thác tối đa giá trị từ Voice of Floor.
